Электронная отчетность в Пенсионный фонд – сравнительно молодая услуга для работодателей в нашей стране. Она позволяет более качественно, а главное вовремя отчитываться о легитимных сотрудниках, их страховом стаже. Таким образом, репутация компании не будет испорчена штрафами за нарушение порядка сдачи отчетности.
Сведения, предоставляемые в ПФР в 2019 году
Открытое письмо Пенсионного фонда Российской Федерации дало старт изменениям касаемо порядка предоставления сведений. Так, с 1 января 2019 г все организации должны отчитываться по двум направлениям:
- Ежемесячно о застрахованных лицах.
- Раз в год о продолжительности трудовой деятельности, целиком сопровождаемой уплатой страховых взносов застрахованного лица.
В добавок, кураторами по уплате страховых взносов с начала этого года являются налоговые инспекторы, от которых вся информация стекается в ПФР.
О застрахованных лицах
Материалы по застрахованным лицам нужно передавать в районные управления «Пенсионки» раз в месяц строго до пятнадцатого числа 2-го месяца по календарю, идущего за отчетным промежутком времени.
Однако если финальная дата указанного срока выпадает на любой официально нерабочий день, то в качестве окончательной даты рассматривается самый ближний к ней рабочий день. То есть отчитаться в текущем году необходимо не позднее 15.02, 15.03, 17.04, 15.05, 15.06, 17.07, 15.08, 15.09, 16.10, 15.11, 15.12.
Первым отчетным числом нового 2019 года станет 15.01.О страховом стаже
Доставка информации о страховом стаже застрахованного лица в учреждение, ответственное за социальные выплаты населению в виде пенсий по старости и инвалидности, осуществляется работодателем ежегодно, по итогам отчетного периода. Последней датой считается 01.03 того года, который идет непосредственно за отчетным.
Для снятия с учета по месту регистрации в территориальном органе ПФР данные о страховом стаже застрахованного лица наниматель обязан сообщить не позже, чем когда завершается принятие бумаг для госрегистрации федеральным органом исполнительной власти по «госфиксации» юрлиц и индивидуальных предпринимателей.
По взносам
С 1 января 2019 г каждый квартал (четырежды за год) до пятнадцатого числа следующего календарного месяца после отчетного о начисленных страховых взносах государственные предприятия и частные фирмы обязаны извещать ИФНС.
Другими словами, налоговики теперь контролируют уплату и учет страховых взносов за работников. А уже затем эти актуальные данные, впоследствии учитываемые на персонифицированных лицевых счетах граждан, органы Федеральной налоговой службы представляют в крупнейший российский казенный институт по оказанию социально значимых услуг (собственно, Пенсионный фонд).
Формы документов
Форма СЗВ-М была введена в обиход соответствующим подзаконным нормативно-правовым актом правления Пенсионного фонда России за номером 83п от 1 февраля 2016 г и предусмотрена для подачи сведений о застрахованных лицах.
Узнайте, какой НПФ лучше выбрать для формирования накопительной пенсии.
Будут ли платить пенсию иностранным гражданам при отсутствии страхового стажа? Читайте далее.
Что имеется в виду под этой аббревиатурой? Буква «B» наверняка трактуется как Входящие в Пенсионный фонд сведения о застрахованных лицах (поскольку буквой «И» в более знакомой рядовому человеку унифицированной кодировке СЗИ-6 обозначен глагол «исходить»), «M» — как периодичность сдачи отчетности, равная месяцу.
Такую отчетность сдают все фирмы и частные предприниматели, взаимодействующие с нанятыми людьми как на основании ТК РФ (по трудовым контрактам), так и Гражданского кодекса (по договорам ГПХ). Включая отпускников и работников в декрете. Ключевое условие тут — быть оформленными по закону.
При расторжении контракта с работником в отчетный период сведения о нем тоже отражаются в форме.
В разделах отчета надо указывать:
- Наименование, регистрационный номер, ИНН и КПП страхователя.
- Отчетный месяц.
- Тип формы, например, исходную (для первичного отчета).
- ФИО, СНИЛС, ИНН (не обязательно) каждого застрахованного лица.
Данный бланк не заполняют бизнесмены-физические лица без наемного персонала (мелкие коммерсанты, самозанятые юристы, уполномоченные на совершение определенных действий, и проч.).
Новая форма для ежегодного отчета о страховом стаже, или СЗВ-СТАЖ, утверждена постановлением правления Пенсионного фонда РФ от 11 января 2019 г. с номером 3п. В ней нужно отражать аутентичную информацию о периодах работы сотрудников, начислении и уплате взносов за них в ПФР.
Сроки сдачи
Законодательством РФ предусмотрено, что за просрочку отчетности и иные неправомерные действия касаемо сведений о наемном лице страхователь будет оштрафован на 500 рублей за каждого своего работника.
В целом, указанные штрафные санкции работодателю грозят при следующих нарушениях:
- Несвоевременно отчитался.
- Данные предоставил с ошибками/опечатками.
- Сведения частично замолчал.
- Информацию «сфабриковал».
Чтобы избежать материальных трат на погашение взысканий, рекомендуется сдавать отчетность в утвержденные сроки. Крайней датой, в которую обязательно нужно «уложиться», является:
| По застрахованным лицам
(в 2019 г.) |
По страховому стажу
(за 2019 г. ) |
По взносам
(в 2019 г.) |
| 15 февраля
15 марта 17 апреля 15 мая 15 июня 17 июля 15 августа 15 сентября 16 октября 15 ноября 15 декабря |
1 марта 2019 г | 15 февраля 15 мая 15 августа 15 ноября |
Важно знать, что если в компании трудится двадцать пять и более сотрудников (до 2015 г. было пятьдесят), то для всеобщего удобства отчитываться следует исключительно в цифровом формате, через Интернет. Причем текст отчетности должен быть заверен квалифицированной электронной подписью начальника организации (юридическая сила документа с ЭЦП аналогична бумажному с собственноручным автографом). Остальные сдавать виртуальные отчеты с «сертифицированной» цифровой подписью могут по желанию.
Электронная отчетность в Пенсионный фонд
ЭДО является надежным, быстрым и финансово выгодным методом взаимодействия с территориальными органами отечественного Пенсионного фонда.
Преимущества ЭДО
Электронный документооборот обеспечивает страхователю ряд преференций, а именно:
- гарантирует неразглашение предоставляемых сведений;
- увеличивает оперативность работы, ведь программа позволяет отчитываться, когда это удобно работодателю (хоть в обеденные часы, хоть ночью);
- исключает лишние временные затраты, так как бухгалтеру нет надобности посещать ПФР;
- система проверяет отчетность до того момента, как та будет отправлена в Пенсионный фонд, соответственно, вносить коррективы дважды не потребуется;
- дает возможность быстро исправлять ошибки, которые были обнаружены служащими фонда;
- сообщает работодателю о приеме отчетности и об итогах ее мониторинга в электронном виде;
- позволяет архивировать документы.
Оформление соглашения
Переход на ЭДО подразумевает передачу конфиденциальной информации третьим лицам, поэтому компания должна заключить с Пенсионным фондом России договор на обмен электронными бумагами в системе документооборота. Требуется написать заявление на подключение к электронному документообороту.
При этом в число необходимых манипуляций входят такие:
- Купить и установить на вычислительную машину софт для формирования отчетности, а также чтобы шифровать данные и работать с электронной подписью (итого, 2 типа программного обеспечения).
- Заключить соглашение с организацией, выдающей сертификаты электронной подписи.
- Определиться с тем, кто будет нести ответственность за сохранность ключа электронной подписи и адекватное функционирование всего аппаратно-программного комплекса.
Порядок документооборота
Для обмена сведениями между предприятием и ПФР используются телекоммуникационные каналы. Но каким образом эта схема может быть реализована? Существуют условия, соблюдая которые легко упорядочить движение материалов:
- Все документы до отправки сначала заверяются ЭП руководителя компании, а потом шифруются посредством специального программного обеспечения.
- Документы отправляют в районный Пенсионный фонд.
- Если отчет не будет доставлен адресату, то страхователя не уведомят об ином (обратной связи в принципе не поступит).
- Прием-отправка документов осуществляется в течение официальных рабочих часов фонда.
- Каждое сообщение проверяется сотрудниками ПФР на присутствие неискаженной электронной подписи непосредственно начальника компании. А далее компетентные лица исследуют входящие сведения на полноту и корректность, что обязательно будет запротоколировано и направлено работодателю также с ЭП.
Узнайте, как начисляется пенсия космонавтам и их семьям.
До скольки лет выплачивается пенсия по потере кормильца в 2019 году? Ответ по ссылке.
Можно ли получить накопительную часть до выхода на пенсию? Читайте в статье.
Система помимо вышеуказанного дает возможность бесплатно обмениваться письмами, которые формируются не по шаблону. Хотя даже такие «месиджи» нужно удостоверять цифровой подписью.
Россияне отмечают, что электронный документооборот функционирует как часы. Однако же Пенсионный фонд не советует тянуть с отправкой отчетности, тем более «вспоминать» об этой необходимости в самый последний день, поскольку в аврале немногим удается с первого раза сдать документы «без запинок и помарок».